Kuidas alustada ametlikku e -posti aadressi
Ametliku e -kirja kirjutamine võib tunduda keeruline ülesanne, kuid mõne lihtsa näpunäitega saate tagada, et teie teade oleks professionaalne ja konteksti jaoks sobiv. Selles artiklis uurime parimaid tavasid ametliku e -kirja alustamiseks.
1. Valige sobiv vastavus
Nõuetele vastavus on meili esimene osa ja see peaks kajastama soovitud formaalsuse taset. Mõned näited sobivatest tervitustest hõlmavad:
- kallis [a) [nimi] : kasutage seda valikut, kui teate kirjutatud inimese nime.
- Kallis lord : kasutage seda valikut, kui te ei tea inimese nime, aga teate, et see on mees või naine.
- Kallis hr [Perekonnanimi] : kasutage seda valikut, kui teate inimese perekonnanime, kuid mitte nime.
2. Tutvustage ja selgitage e -posti
põhjust
E -kirja esimeses lõigus on oluline end esitada ja selgitada, miks te teiega ühendust võtate. Ole selge ja objektiivne, vältides tarbetut teavet.
Näide: Minu nimi on [teie nimi] ja ma olen ettevõtte [ettevõtte nimi] esindaja. Võtan teiega ühendust, et arutada meie ettevõtete võimalikku partnerlust.
3. Kasutage ametlikku ja professionaalset keelt
Ametlikus e -kirjas on oluline kasutada konteksti jaoks sobivat keelt. Vältige slängi, lühendeid ja kõnekeelt. Hoidke professionaalset ja objektiivset tooni kogu e -kirja vältel.
4. Ole viisakas ja viisakas
Hariduse ja viisakuse näitamine on ametlikus meilis kriitiline. Austuse ja kaalutluse demonstreerimiseks kasutage selliseid väljendeid nagu “palun” ja “aitäh”.
5. Lõpetage e -kiri korralikult
E -kirja lõpetades kasutage ametlikku hüvastijätmist, näiteks “parimate soovidega” või “südamlikult”, millele järgneb teie täielik nimi ja positsioon, kui see on vajalik.
Näide: siiralt,
[teie nimi]
[teie positsioon]
Neid näpunäiteid järgides olete valmis alustama ametlikku e -kirja õigesti ja professionaalselt. Ärge unustage enne saatmist sisu üle vaadata ja veenduge, et kogu teave oleks õige ja hästi korraldatud.